Biznesa digitālā transformācija. Pamati.

Priekšvārds

Šis ir pirmais raksts ciklā par to, kas ir biznesa digitālā transformācija. Šis raksts nav mēģinājums pārdot sevi vai mūsu uzņēmuma produktus. Tā ir mana personiskā pieredze un zināšanas par biznesa digitalizācijas procesu, kurā es dalos, lai atbrīvotu vietu jaunām zināšanām. Es tīšuprāt neieslīgstu detaļās, man ir vēlme sniegt vispārēju priekšstatu par to, kas ir biznesa digitalizācija. Ceru uzrakstīt vienu līdz divus tādus rakstus katru mēnesi, lai materiāls pēc iespējas labāk “iesēstos”. Es biju orientējies uz klientu biežāk uzdotajiem jautājumiem un tagad vēlos padalīties tajos ar jums. Tad nu – aiziet!

Biznesa ciparizācija jeb digitalizācija

Katru dienu es vēroju, kā pie manis ierodas cilvēki “burvju” produkta meklējumos. Tāda produkta meklējumos, kas digitalizēs viņu biznesu un palīdzēs padarīt to efektīvāku. Principā, tie, kas meklē brīnumus, atrod arī pasaku stāstniekus – tas ir mārketinga speciālistu uzdevums. IT risinājumu reklāmu kampaņas bārstās ar skaļiem lozungiem par ieviešanu 2 nedēļu vai pat 3 dienu laikā. Un uzreiz “pa taisno no kastes”. Man gribētos ticēt, ka lasītājs ir kritiski domājošs cilvēks un tomēr šaubās par šādu lozungu patiesumu.

…ierodas cilvēki “burvju” produkta meklējumos. Tāda produkta meklējumos, kas digitalizēs viņu biznesu un palīdzēs padarīt to efektīvāku. Principā, tie, kas meklē brīnumus, atrod arī pasaku stāstniekus – tas ir mārketinga speciālistu uzdevums.

Es nevainoju mārketologus – tas ir pārdošanas veids, un vairums uzņēmēju meklē un turpinās meklēt šādus risinājumus. Šis raksts nav tādiem. Šis raksts ir tiem, kas vēlas saprast to, kas tad īsti ir biznesa digitalizācija. Mans uzdevums – izkliedēt mītus un parādīt, ka brīnumi nepastāv (lai gan es gribētu ticēt pretējam). Biznesa digitalizācija ir tikai instruments. Tas ir mūsdienīgs instruments, bez kura vairs nu nekādi, taču tas ir tikai “viens no”, nevis “vienīgais”.

Kas ir biznesa digitālā transformācija?

Biznesa digitālā transformācija vai, kā to pieņemts dēvēt Krievijā – biznesa ciparošana -, ir process, kura laikā to, ko gadiem bija ierasts darīt uz papīra, sāk darīt “ar cipariem”. Pašapkalpošanās portāli. Reklāmu izsūtīšana. Datu apmaiņas veidi starp uzņēmumiem, preču un procesu uzskaite, darbs ar klientu bāzi un milzīgs klāsts citu instrumentu. Biznesa digitalizācija ļauj padarīt biznesu vieglāk mērogojamu, tā procesu izmaksas samazina desmitkārtīgi. Dažreiz izdodas sasniegt arī simtkārtīgu samazinājumu. Biznesa digitalizācija – tas ir process, kurā ir iesaistītas visas tās uzņēmuma struktūrvienības, kas lielākā vai mazākā mērā pilda rutīnu funkcijas.

Tas ir process, kura laikā to, ko gadiem bija ierasts darīt uz papīra, sāk darīt “ar cipariem”.

Digitalizācija ir process, kuru var saukt par transformējošu. Biznesa digitālā transformācija ir termins, kas ļoti precīzi definē šo procesu. Iedomājieties, ka esat pieradis pārdot pa telefonu. Atgādināt klientiem par sevi. Digitālajā transformācijā mēs izņemam pārdevējus. Aizvācam telefonu līniju. Un nododam klienta pārziņā visus tos instrumentus, kurus tradicionāli lietojām paši. Klients – vienalga, vai tā ir fiziska vai juridiska persona, patstāvīgi izveido pasūtījumu. Pēc tam izseko tā statusu un nosūta elektroniski verificētus dokumentus par preces saņemšanu. Un visu – vienā un tajā pašā portālā. Tieši tāds ir mans biznesa digitālās transformācijas redzējums.

Biznesa digitālā transformācija – vai tas ir glābiņš?

Biznesa digitālā transformācija nav panaceja, tas ir līdzeklis vien. Tas patiesībā nav pat instruments – tas ir domāšanas veids. Digitālajā transformācijā bizness pāriet pie kardināli jaunām vadības metodēm. Vadītāji, kuri ir pieraduši risināt “jautājumus”, kļūst par vakardienas rudimentu. Viņus nomaina “advancēti” cilvēki, kuri izveido biznesa procesu arhitektūru. Kā programmētāji. Mūsdienīgs bizness – tas ir sabalansētu rādītāju, korporatīvās kultūras un līderības kopums.

Izdzīvo nevis stiprākais vai gudrākais, bet tas, kurš ir visatvērtākais pārmaiņām.

— Čārlzs Dārvins

Manuprāt, procesu digitalizācija pati par sevi nesniedz neko. Tā ir tukša līdzekļu un laika tērēšana. Šodien uzņēmumi “mamuti” sastopas ar konkurenci no startapiem. Šie startapi par šāda veida uzņēmumu vienas dienas apgrozījuma summu rada industriju graujošus produktus. Tāda ir realitāte. “Un ko, vai neko nevar darīt?”, jūs jautāsiet? Nebūt ne. Tieši tādēļ es arī gatavoju šāda veida rakstu ciklu, un šodien mēs parunāsim par dažiem pirmajiem, manā skatījumā – visbūtiskākajiem jēdzieniem (visu citu starpā), kas nepieciešami biznesa digitālajai transformācijai.

Biznesa digitālā transformācija – tā ir vadāmība

Pirmkārt un laikam jau – arī galvenokārt, kad tiek runāts par biznesa digitālo transformāciju, tā ir vadāmība. Vadības metodēm, pieejai personālam un biznesa digitalizācijas mērķiem ir jābūt pakārtotiem nepieciešamībai vadīt biznesu. Agrāk daudz kas tika darīts “autopilotā”, tas ir, tika nodots vidējā līmeņa vadītāju pārziņā, un tur – lai jau notiek, kas notikdams. Tādu darbinieku darba rezultāti tika vērtēti tikai pēc viena vienīgā – finanšu – kritērija. Pasaulē, kurā vidējais biznesa mūža ilgums nepārsniedz 15 gadus, ar tādu metodi jau vairs “neizbraukt”. Ir jāsaprot, ka mūsdienīga, digitāla biznesa pamats – tas ir pilnīgs biznesa caurspīdīgums. Tad ko īsti nozīmē vadāmība?

Vadāmības jēdziens

Es personīgi uzskatu, ka vadāmība – tā ir iespēja izdarīt tā, lai visi vienādas lomas (pozīcijas) darbinieki izpildītu darbības vienādā secībā. Tādām darbībām (vai principiem) ir jābūt pārdomātiem un kaut kādā veidā aprakstītiem. Starp citu, nevarēs izbraukt arī ar aprakstu “ķeksīša pēc” kādā korporatīvajā politikā. Vispār, biznesa digitālā transformācija nav par šo. Darbībām ir jābūt aprakstītām tur, kur tās nav iespējams neizpildīt. Konkrēti – korporatīvajā informācijas sistēmā. No tā izrietot, var sniegt alternatīvu definīciju. Vadāmība – tā ir iespēja ieviest izmaiņas kādā biznesa procesā ar minimālu resursu patēriņu. T.i., nepārrakstot politikas un daudzsējumu instrukcijas – vienkārši ieiet kaut kur, ieviest izmaiņas un “voilà”! Atlicis vien apmācīt komandu, un pavisam ideālā gadījumā – iestrādāt šo apmācību procesu pa taisno pašās ieviešamajās izmaiņās. Protams, tas viss – teorijā. Praksē ne viss ir tik krāsaini un skaisti. Taču tas ir tas, pēc kā vajadzētu tiekties, un tas, ko var sasniegt.

Īsta biznesa digitālā transformācija – jauna pieeja vadāmībai

Starp vadāmību un kontroli ir liekama vienādības zīme. Tā ir iespēja turēt roku uz ļoti daudzu notikumu pulsa vienlaicīgi. Viss varenums slēpjas anomāliju atklāšanā. Vajadzētu sekot normālajiem rādītājiem. Tajā brīdī, kad tie ir ārpus normas – iesaistīties spēlē kā vadītājam. Citiem vārdiem sakot, kad viss ir labi, vērojam no malas un veicam biznesa digitalizāciju. Tikko, kā kaut kas nevirzās pēc plāna – skatāmies konkrēto gadījumu.

Viss varenums slēpjas anomāliju atklāšanā. Vajadzētu sekot normālajiem rādītājiem. Tajā brīdī, kad tie ir ārpus normas – iesaistīties spēlē kā vadītājam.

Piemēram, jūs pārdodat preces un esat gatavi sniegt menedžeriem atlaižu piešķiršanas brīvību. Līdz konkrētai robežai un saskaņā ar konkrētiem noteikumiem. Jebkādai lielākai atlaidei ir nepieciešama saskaņošana. Vai arī, piemēram, jūs nevēlaties ierobežot tos pašus menedžerus atlaižu piešķiršanas procesā. Tomēr jūs vēlaties zināt, vai viņi šo instrumentu izmanto godprātīgi. Ir nepieciešams izveidot kādu noteikumu, kas nostrādā, piemēram, pēc trīs secīgām atlaižu piešķiršanas reizēm vienam klientam.

Biznesa process

Biznesa digitalizācijas procesā svarīga ir laba izpratne par to, kas biznesa process tāds ir. Taču biznesa procesi kaut kāda nesaprotama iemesla dēļ ir aizklāti ar noslēpumu plīvuru. Neviens īsti nesaprot, ko tas nozīmē, vai arī saprot to pa savam. Taču biznesa digitālajai transformācijai ir nepieciešama ļoti laba šī termina izpratne. Pirms dažiem gadiem es sāku rakt šo tēmu, šausmās atklājot, ka literatūra par šo tēmu pilnībā neeksistē. Es pat nespēju atrast precīzu definīciju, un līdz 2018. gada sākumam es tā arī nevarēju rast atbildi uz šo jautājumu. Nevarēju līdz brīdim, kad liktenis saveda mani kopā ar zinātņu doktoru Sergeju Petrovu. Tieši pateicoties šim cilvēkam arī dzima ļoti vienkārša, taču neprātīgi efektīva metodika. Biznesa procesu analīzes metodika, kuras pamatā ir trīs elementi – ar šo metodiku es arī centīšos padalīties.

Biznesa procesa mehānisms

Biznesa process – tas ir secīgu darbību kopums uzņēmuma saimnieciskās darbības procesā. Pamatojoties uz pētījumu, kurā es pats piedalījos, jebkuru biznesa procesu raksturo trīs elementu klātesamība:

• Loma – Kurš (vai kas, ja tas ir robots)?
• Darbība – Ko dara?
• Objekts – Ar kuru vai ar ko dara?

Biznesa procesu analīze biznesa digitalizācijai

Bieži to mēdz dēvēt arī par biznesa procesu auditu. Lai gan pareizāk tomēr būtu analīze. Jo audits – tā ir kaut kāda pārbaude, bet analīzes gadījumā tas drīzāk ir apraksts vai noskaidrošana. Biznesa digitālās transformācijas procesā ar trīs specializētiem instrumentiem, kurus sauc par BPM (vai arī ar Excel tabuliņām, ko brīvprātīgi izlikšu saitē), vajadzētu aprakstīt uzņēmuma biznesa procesus. Pēc apraksta tie ir jāaplūko, un ir jāuzdod sev viens jautājums – ko no tā var izmest, ko var optimizēt, bet ko – transformēt?

Pēc apraksta tie ir jāaplūko, un ir jāuzdod sev viens jautājums – ko no tā var izmest, ko var optimizēt, bet ko – transformēt?

Piemēram – ja agrāk klientam vajadzēja paņemt klausuli un piezvanīt mums, lai, piemēram, noskaidrotu pasūtījuma statusu, tad tagad, biznesa transformācijas gadījumā, ir nepieciešams izveidot klientu portālu. Vai arī cits piemērs – pieņemsim, ka šajā gadījumā pārdošanas menedžeri pārdod tā, kā viņiem ir ērti to darīt. Digitālās transformācijas gadījumā menedžeriem ir jārīkojas saskaņā ar stingru instrukciju. Ja jūs uzskatāt, ka ir gadījumi, kad tas nestrādā – nekādu problēmu! Tādiem gadījumiem ir biznesa developera (attīstības menedžera) loma. Tieši viņam arī ir jāstrādā ar nestandarta gadījumiem. Galvenais ir savlaicīgi atklāt šādu anomāliju. Biznesa digitalizācija ļauj to realizēt pilnā apmērā.

Stratēģija

Stratēģija ir skats uz biznesu no “putna lidojuma”. Tā ļauj saskaņot lielu skaitu pilnīgi dažāda rakstura darbību. Piemēram, runājot par programmnodrošinājuma iegādi, mums ir labi jāsaprot nevis tas, ko mēs ar šo softu darīsim uzreiz pēc pirkuma, bet gan – ko mēs ar to darīsim pēc gada vai diviem. Ir nepieciešams domāt soli uz priekšu. Mums nav jārīkojas, orientējoties tikai uz ilglaicīgu perspektīvu. Tieši pretēji, bizness – tā ir kaudze nianšu, un stratēģa uzdevums ir šīs nianses sabalansēt. Ļaunums slēpjas galējībās. Biznesa digitalizācija ir īpaši jutīga pret lietām, jo šajā industrijā budžeti ir vienkārši neierobežoti. It kā varētu šķist – uztaisīsim vairāk un dārgāk. Ka tik ne ar – jāsāk ir ar mazumiņu, pakāpeniski palielinot attīstības tempus. Taču vajag censties minimizēt riskus katrā solī. Tas ir dārgāk, nekā “izdabāt visiem un uzreiz”, taču praksē tas strādā krietni labāk.